Der Pressereport interviewte für die Ausgabe 03_2025 Geschäftsführer Peter Schapfl zu den neuen Pflichten für Einzelhändler in Bezug auf Ihre Kasse:
Der Gesetzgeber hat bei den Zahlungen die Info-Pflichten und Vorgaben für das Jahr 2025 weiter verschärft. Den Anbietern von Kassen-System ist es nicht nur gelungen, diese Herausforderungen zu meistern, sondern dem Einzelhandel ein Service-Plus anzubieten.
Mit Beginn des Jahres 2025 sind die Kontroll- und Einblick-Möglichkeiten in die Zahlungsvorgänge beim Einzelhandel nach dem Motto „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ noch weiter verschärft worden. Die beiden großen Kassen-System-Anbieter Relotec und Schapfl haben sich sehr intensiv mit den Forderungen des Gesetzgebers beschäftigt und ihre Kassen-System sowie die dazugehörigen Software-Programme sorgfältig darauf eingestellt. Beiden ist es gelungen, die „Daumenschrauben“ des Gesetzgebers durch neue Service-Funktionen abzumildern und für den Einzelhandel bequeme Lösungen vorzubereiten.
Die neuen Pflichten für Kassen-Systeme
Peter Schapfl erläutert, was sich alles geändert hat und welche Lösungen er seinen Kunden anbieten kann: „Nach § 146a Absatz 2 AO gibt es eine Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme. Mit der Kassenlösung von SCHAPFL nutzen Sie ein elektronisches Kassensystem und damit viele Vorteile und automatisierte Abläufe. Seit dem 01.01.2025 müssen Betriebe ihr Kassensystem melden. Bestehende Systeme können bis zum 31.07.2025 nachgemeldet werden. Die Meldung kann über ‚Mein ELSTER‘ oder die ERiC-Schnittstelle erfolgen. Das betrifft auch die Abmeldung eines Kassensystems, die dann ebenfalls zwingend erfolgen muss. Das SCHAPFL Kassensystem bietet Ihnen schon jetzt die Möglichkeit einen Protokolldruck ‚Angaben der TSE‘ zu erzeugen. Einfach und unkompliziert auf einem DIN-A4-Blatt. Mit dem nächsten Update bei SCHAPFL wird es dann noch bequemer. Dann erhalten Sie eine xml-Datei zum einfachen Hochladen bei ‚Mein ELSTER‘.“
Die neuen Vorgaben in Sachen E-Rechnung
Die Gesetzesänderung zur E-Rechnung seit dem 01 Januar 2025 ist ebenfalls ein Thema, mit dem sich die Hersteller von Kassen-Systemen detailliert beschäftigt haben. Zuerst wird nur die Möglichkeit zum Empfang einer E-Rechnung Pflicht für den Einzelhandel. Das betrifft Rechnungen mit inländischen, steuerpflichtigen Umsätzen und es betrifft alle Unternehmen. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen dem Einzelhandel eine E-Rechnung zusenden kann und der Einzelhandel die Möglichkeit für den Eingang der Rechnung sicherstellen muss. Bisher mussten die Empfänger dieser Art der Zustellung von Rechnungen zustimmen. Diese Zustimmung ist mit Wirkung zum 01.01.2025 weggefallen. Aktuell können Rechnungen weiterhin in Papierform verschickt werden. Das gilt im Übrigen auch für Rechnungen als PDF.
Peter Schapfl: „Unser Kompetenz-Center hat sich auch bei den E-Rechnungen einiges einfallen lassen. Mit dem nächsten Update werden wir den SCHAPFL-Kunden eine gute Lösung anbieten. Das betrifft alle Kunden mit dem SCS Modul Kunden-Sammelrechnung. Da das SCHAPFL Kassensystem komplett im eigenen Kompetenz-Center entwickelt wird, können sich SCHAPFL-Kunden ganz entspannt darauf verlassen.“
Verstöße gegen Bon-Pflicht werden ab 2025 härter sanktioniert
Die schon 2020 eingeführte Bon-Pflicht ist eigentlich ein alter Hut. Seit nunmehr über fünf Jahren muss für jede Transaktion einer elektronischen Kasse ein Bon erzeugt werden – auch wenn der Kunde eigentlich keinen Bon will. Folglich werden jeden Tag Millionen Bons ausgedruckt, zerknüllt und weggeworfen. Das ärgert nicht nur die Beteiligten, sondern belastet auch die Umwelt. Aber ohne die Bon-Pflicht ist die Nachprüfbarkeit aller Transaktionen nicht gewährleistet und Manipulationen wären möglich. Die Verfolgung krimineller Handlungen in diesem Bereich verursacht hohe Kosten, daher wurden für 2025 spürbar härtere Sanktionen für Verstöße angekündigt.
Ein Ausweg aus diesem Dilemma ist die Erzeugung eines QR-Codes auf Kassen-Display. Den kann der Kunde einfach mit dem Handy abscannen und dann erscheint der Bon auf dem Handy. Sofern der Kunden einen Papier-Bon wünscht, kann der problemlos ausgedruckt werde. Diesen Services bieten Relotec und Schapfl, die beiden führenden Kassensystem-Anbieter im Bereich des Presse-Einzelhandels. Damit tragen beide dazu bei, dass die Umwelt geschont wird und der Einzelhändler gesetzeskonform Geld sparen kann.
Stimmen aus dem Presse-Einzelhandel
Stephan Grothe, Inhaber von Kathi‘s Paketshop in Wuppertal, erläutert seine Anforderungen an das Kassen-System anhand von Stichworten:
Mehr Zeit für Kunden
„Kunden bedienen und freundlichen Service bieten ist wichtig. Umso dringender ist es, dass ich für die entscheidenden Aufgaben im Hintergrund tatkräftige Unterstützung habe. An diesem Punkt kann ich mich auf mein SCHAPFL Kassensystem voll verlassen.“
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
„Mit der voll integrierten DATEV Schnittstelle kann ich meine Daten und Zahlen auf optimale Weise an meinen Steuerberater übertragen. Das spart Zeit und Kosten und gibt Sicherheit. Durch die geschickte Arbeitsweise der Schnittstelle sind Übertragungsfehler ausgeschlossen.
Bei unserer Rahmenbetriebsprüfung waren alle Daten vorschriftsmäßig aus dem SCHAPFL Kassensystem abrufbar.“
Einfache Bedienbarkeit und regelmäßige Updates
„Das elektronische Kassenbuch ist sehr einfach zu bedienen und dazu übersichtlich und transparent. SCHAPFL bietet mir regelmäßig Updates. Somit kann ich mich darauf verlassen, dass neue gesetzliche Vorschriften und Gesetze sicher eingehalten werden.
Sein Fazit
Das alles sind entscheidende Vorteile, die mir die SCHAPFL Kassenlösung bietet. Darum empfehle ich das SCHAPFL Kassensystem gerne weiter.
Seit 2010 führt Stephan Grothe Kathi’s Postshop an der Weststraße 57 in Wuppertal. Mit seinen 400 Postfächer ist der Shop in der Wuppertaler Südstadt eine der größten Postfach-Anlagen in Deutschland, die nicht von der Deutschen Post AG betrieben werden. In den Regalen des Postshop lagern viel hundert Pakete zur Abholung oder zum Rücktransport. Neben dem Post-Service gibt es noch ein Kiosk-Sortiment, das vorwiegend Tabak-Produkte sowie Zeitungen und Zeitschriften anbietet. Auch eine Lotto-Filiale ist integriert.
Über Stephan Grothe ist schon des Öfteren in der lokalen Presse berichtet worden. Im Dezember 2019 gab es einen längeren Artikel in der Westdeutschen Zeitung. Im März 2019 beschäftigte sich die Wuppertaler Rundschau mit ihm und Kathi’s Postshop.
